Acord de prelucrare a datelor (DPA)

Acest acord se aplică doar dacă folosești Arvis Loft în activitatea ta profesională și introduci în aplicație date personale despre alte persoane. În acel caz tu ești operator, iar noi suntem persoană împuternicită de operator, iar Art. 28 din GDPR ne cere să avem un contract scris cu un conținut minim. Documentul de față este acel contract.

Dacă folosești aplicația strict în scop personal, ca hobby, nu ai nevoie de el: relația voastră este descrisă integral în Politica de confidențialitate.

Nu trebuie să semnezi nimic separat. Acordul se încheie automat, prin acceptarea Termenilor și condițiilor, și produce efecte pe toată durata contractului tău. Dacă ai nevoie de un exemplar semnat pentru dosarul tău de conformitate, scrie-ne la privacy@arvis.ro și îți trimitem unul.

1. Părțile

Operator: tu, utilizatorul profesionist (persoană fizică autorizată, întreprindere individuală, societate sau altă entitate), identificat prin datele contului tău.

Persoană împuternicită: COMEXIM ELECTRONIX SRL, Suceava, Str. Tineretului nr. 2, bl. 33, sc. A, ap. 4, jud. Suceava, România, CUI RO41380985, Reg. Com. J2019001287330, privacy@arvis.ro.

2. Ce delimităm: unde ești tu operator și unde suntem noi

Distincția e importantă și e ușor de ratat.

Acest acord acoperă exclusiv al doilea rând.

3. Obiectul, durata, natura și scopul prelucrării

• Obiect și scop: furnizarea către tine a serviciului Arvis Loft, așa cum e descris în Termeni.
• Natura prelucrării: stocare, organizare, structurare, consultare, extragere din fișiere sau documente încărcate, afișare, generare de documente (pedigree PDF, exporturi), copii de siguranță și ștergere.
• Durata: pe toată durata contractului tău, plus perioada de grație de la închiderea contului.
• Categorii de persoane vizate: crescători, proprietari anteriori sau actuali ai păsărilor, persoane menționate în documentele pe care le încarci.
• Categorii de date: nume, denumirea crescătoriei, localitate, eventuale date de contact și orice alte informații apar în documentele încărcate de tine. Nu îți cerem și nu ai voie să încarci categorii speciale de date în sensul Art. 9 GDPR (origine rasială sau etnică, opinii politice, convingeri religioase, apartenență sindicală, date genetice sau biometrice, date privind sănătatea, viața sexuală sau orientarea sexuală). Interdicția acoperă și fotografiile ori documentele scanate care ar putea conține imagini ale unor persoane identificabile. Dacă încarci din greșeală un asemenea document, scrie-ne la privacy@arvis.ro ca să îl ștergem.

4. Instrucțiunile tale

Prelucrăm datele numai pe baza instrucțiunilor tale documentate. Termenii, Politica de confidențialitate și folosirea de către tine a funcțiilor aplicației constituie aceste instrucțiuni.

Facem excepție doar când dreptul Uniunii sau dreptul român ne obligă la altceva; în acel caz te informăm înainte de prelucrare, cu excepția situației în care legea interzice informarea.

Dacă apreciem că o instrucțiune a ta încalcă GDPR sau altă normă de protecția datelor, te informăm imediat și putem suspenda executarea ei.

5. Confidențialitate

Persoanele care au acces la datele tale sunt obligate la confidențialitate, contractual sau legal, și au acces doar în măsura strict necesară sarcinilor lor.

6. Securitatea prelucrării

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate, conform Art. 32 GDPR: criptarea traficului (HTTPS), stocarea parolelor sub formă de hash, izolarea datelor între conturi la nivelul bazei de date, spații de stocare private cu acces prin legături temporare, control al accesului, jurnal de audit, monitorizarea erorilor și copii de siguranță. Detalii în secțiunea 8 din Politica de confidențialitate.

Măsurile pot evolua; nu le vom reduce sub nivelul de protecție existent la data acceptării.

7. Sub-împuterniciți

Ne dai o autorizație generală de a folosi sub-împuterniciți. Lista actuală și scopul fiecăruia sunt publicate în secțiunea 4 din Politica de confidențialitate, care face parte din acest acord.

Impunem fiecărui sub-împuternicit, prin contract, obligații de protecție a datelor cel puțin echivalente cu cele din acest acord, și rămânem pe deplin răspunzători față de tine pentru activitatea lor.

Când adăugăm sau înlocuim un sub-împuternicit, te informăm în avans, prin actualizarea listei și prin e-mail. Te poți opune în 30 de zile, scriind la privacy@arvis.ro. Dacă obiecția ta e întemeiată și nu găsim o soluție rezonabilă, poți înceta contractul, cu rambursarea părții plătite și neconsumate.

8. Transferuri în afara UE

Un singur transfer în afara Uniunii poate avea loc: către Anthropic, PBC (SUA), și numai dacă folosești funcția opțională de scanare pedigree. Se realizează pe baza Clauzelor Contractuale Standard ale Comisiei Europene (Art. 46 GDPR), cu o evaluare a impactului transferului efectuată. Dacă nu folosești scanarea, datele nu părăsesc UE prin acest canal.

Dacă vrei să eviți complet acest transfer, nu folosi funcția de scanare; restul aplicației funcționează normal.

9. Sprijin pentru drepturile persoanelor vizate

Dacă o persoană vizată ni se adresează direct cu privire la date pe care le prelucrăm pentru tine, nu îi răspundem noi: îi comunicăm că trebuie să se adreseze ție și te informăm fără întârziere.

Te ajutăm, prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate, să răspunzi cererilor de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție. În practică, aplicația îți dă direct uneltele: poți edita, exporta și șterge datele oricând, singur.

10. Sprijin pentru obligațiile tale

Te asistăm, în limita informațiilor de care dispunem, la:

• asigurarea securității prelucrării (Art. 32);
• notificarea încălcărilor de securitate către autoritate și către persoanele vizate (Art. 33 și 34);
• evaluarea impactului asupra protecției datelor și consultarea prealabilă (Art. 35 și 36).

Incidente de securitate. Dacă luăm cunoștință de o încălcare a securității care afectează datele tale, te informăm fără întârzieri nejustificate, cu informațiile disponibile la acel moment, și continuăm să te ținem la curent pe măsură ce aflăm mai multe.

11. Ștergerea sau returnarea datelor

La încetarea serviciului, la alegerea ta:

• îți exporți datele oricând, direct din aplicație (Setări → Datele tale), în formate uzuale, care pot fi citite automat; sau
• ceri ștergerea lor.

Ștergem datele după perioada de grație, inclusiv fișierele încărcate. Ștergerea se propagă în copiile de siguranță la următoarea rotație. Păstrăm doar ce ne obligă legea să păstrăm (de exemplu documentele fiscale), atât timp cât ne obligă.

Termenele exacte, inclusiv cele impuse de Regulamentul (UE) 2023/2854, sunt în secțiunea 19 din Termeni.

12. Auditare și informații

La cererea ta rezonabilă și scrisă, îți punem la dispoziție informațiile necesare pentru a demonstra respectarea obligațiilor din acest acord.

Pentru audit, oferim în primul rând documentația și răspunsurile la chestionare. Un audit la fața locului, efectuat de tine sau de un auditor independent obligat la confidențialitate, se poate face cel mult o dată pe an, cu un preaviz rezonabil, în timpul programului de lucru, fără să perturbe activitatea și fără acces la datele altor clienți. Costurile rezonabile suplimentare pot fi suportate de tine, cu excepția cazului în care auditul relevă o neconformitate din partea noastră.

13. Răspundere

Răspunderea fiecărei părți urmează Art. 82 GDPR. Limitările de răspundere din Termeni se aplică în măsura permisă de lege, dar nu limitează răspunderea față de persoanele vizate sau față de autoritatea de supraveghere.

14. Durata, modificarea și legea aplicabilă

Acordul intră în vigoare odată cu acceptarea Termenilor și încetează la finalizarea ștergerii datelor.

Îl putem actualiza pentru a-l alinia la modificări legislative sau la decizii ale autorităților, cu preaviz de 30 de zile, în condițiile secțiunii 15 din Termeni.

Se aplică legea română și GDPR. Autoritatea de supraveghere competentă este ANSPDCP.

Întrebări? Scrie-ne la privacy@arvis.ro.